Uma pergunta em vez de uma marcação errada.
O pedido chega ambíguo e o sistema pergunta antes de agir.
«Sexta de manhã»
Metade das marcações chega por WhatsApp, em linguagem de WhatsApp. «Dá para sexta de manhã?», e tu tens duas vagas na sexta de manhã. Alguém tem de parar o que está a fazer, adivinhar qual, e marcar. Metade das vezes acerta.
A outra metade custa dois telefonemas: o que desmarca a hora errada e o que remarca a certa. Mais o cliente que apareceu à porta à hora que não era. A adivinha sai mais cara do que a pergunta.
Uma simulação sobre dados fictícios: chega um pedido de marcação por WhatsApp para sexta de manhã. O sistema vê a agenda e encontra duas vagas nessa manhã, por isso o pedido é mesmo ambíguo. Em vez de adivinhar e arriscar a hora errada, faz uma pergunta estruturada: sexta às 09:00 ou às 11:00? O humano escolhe as 09:00 e a marcação fica feita, sexta às 09:00, João Marques, confirmado, com resposta enviada. No fim: uma marcação certa, saída de uma consulta à agenda e de uma pergunta.
Perguntar primeiro
Um projeto simples que lê o pedido, percebe onde está a ambiguidade e faz uma pergunta estruturada antes de mexer na agenda: sexta às 09:00 ou às 11:00? O cliente escolhe, a marcação fica feita à primeira, e ninguém teve de adivinhar nada.
Não responde a tudo sozinho nem finge que percebeu. Quando não sabe, pergunta, como perguntarias tu. A simulação corre sobre dados fictícios; a real liga-se ao WhatsApp e à agenda que já usas. Vinte minutos ao telefone e digo-te se faz sentido para o teu caso.
O próximo passo
Marca a chamada gratuita.
Vinte a trinta minutos, sem custo. Uma chamada, não uma «discovery call». Vemos se fazemos sentido, confirmamos que existe trabalho repetitivo a sério, e ficas a saber exatamente ao que vais. Se não houver nada que valha a pena automatizar, digo-to logo na chamada e poupamos os dois.
Quem atende é quem faz o trabalho. Não é um comercial nem um chatbot.